Dataskyddsbeskrivning

Dataskyddsbeskrivning 27.12.2023

1. Registeransvarig

Stiftelsen Kulturfonden för Gamlakarlebynejden r.s.
Adress: Peter Finell, Tickvägen 10 67700 Karleby
Telefon: 044-725 0012
E-post:  peter.finell@centria.fi
‍

2. Registrets kontaktperson

Registeransvarige

Peter Finell, Tickvägen 10 67700 Karleby
Telefon: 044-725 0012
E-post:  peter.finell@centria.fi
‍

3. Registrets namn

Stiftelsen Kulturfonden för Gamlakarlebynejden r.s. stipendieansökningsregister

Våra sökandes och stipendiemottagares förtroende är viktiga för oss och vi tar därför ansvar för att skydda din integritet när du i samband med ansökan överlåter uppgifter till oss. Denna dataskyddsbeskrivning förklarar hur vi samlar in och använder den information som avges i samband med ansökan.

Denna dataskyddsbeskrivning beskriver den behandling av personuppgifter som sker inom ramen för vår ansökningsomgång.
‍

4. Personuppgifternas användningsändamål och grund

I samband med Stiftelsen Kulturfonden för Gamlakarlebynejden r.s. årliga ansökningsomgång om stipendier och understöd samlar stiftelsen in personuppgifter och uppgifter om ändamål för användningen av enskilda personer eller sammanslutningar som genom e-blankett eller per post ansökt om stipendie eller understöd. Ansökan och de uppgifter som angivits i ansökan används som beslutsunderlag när stiftelsen avgör huruvida ansökan skall erhålla stipendie eller ej.

5. Registrets informationsinnehåll

Enskilda personer eller sammanslutningar som ansöker om stipendier eller understöd uppger i samband med ansökan -följande uppgifter:

• Namn:
• Adress:
• Postadress:
• Beslut om understöd sänds till:
• E-mail:
• Direktnummer:
• Ansökt belopp:
• Kontonummer:
• Tilläggsuppgifter ges av:
• Anknytning till Karlebynejden:
• Ändamål för användningen:
• Användningsplan:
• Tidsplan:
• Specificerad budget:
• Inkomster:
• Utgifter:
• Egen finansiering:
• Löner och arvoden:
• Försäljningsintäkter:
• Material, tillbehör, teknik:
• Bidrag av andra fonder:
• Information, marknadsföring
• Bidrag av stat/kommun
• Hyror och utrymmeskostnader
• Bidrag av sponsorer
• Resor och transport
• Ansöks av Stiftelsen kultur fonden för Gamlakarlebynejden:
• Övriga kostnader
• Inkomster totalt:
• Kostnader totalt:
• Erhållna stipendier / bidragde två senaste åren: (belopp, bidragsgivare, ändamål)
• Övriga ansökta understöd för detta projekt: (ansökt belopp/av vem)
• Tilläggsuppgifter om förening:
• Ordförande:
• Avlönade: €/år
• Antal medlemmar:

‍

Styrelsen gör upp ett sammandrag av alla inkomna ansökningar i form av ett excel-formulär. Alla styrelsemedlemmar samt medlemmarna i stiftelsens kulturutskott har tillgång till alla inkomna ansökningar samt ovannämnda excel-sammandrag för att kunna fatta beslut om utdelningen av stipendier eller understöd.

6. Registrets normala informationskällor

Vi samlar in uppgifterna via ett elektroniskt ansökningsprogram som upprätthålls med hjälp av Webflow. Uppgifterna samlas då sökande själv fyller i ansökningsblanketten som finns på stiftelsens hemsida.

7. Lagring av personuppgifter

Styrelsen gör upp ett sammandrag av alla inkomna ansökningar i form av ett excel-formulär. Alla styrelsemedlemmar samt medlemmarna i stiftelsens kulturutskott har tillgång till alla inkomna ansökningar samt ovannämnda excel-sammandrag för att kunna fatta beslut om utdelningen av stipendier eller understöd.

Efter att beslut om utdelning av stipendier fattats lagras de uppgifterna om de enskilda personer och sammanslutningar som blivit beviljade stipendie eller understöd i 6 år i det ansökningsprogrammet  varefter de förstörs på vederbörande sätt. De uppgifter som inlämnats av enskilda personer och sammanslutningar förstörs på vederbörande sätt direkt efter att beslutet om utdelning fattats.

Namn på enskild stipendiemottagare eller sammanslutning som erhållit stipendie samt användningsändamålet för det beviljade stipendiet publiceras på stiftelsens hemsida och är där synligt i 2 år. Samma uppgifter överlåts också till medierna på förfrågan.

8. Överlåtelse av personuppgifter

Stiftelsen överlåter inlämnade uppgifter på enskilda och sammanslutningar som blivit beviljade stipendie eller understöd till bokföringsbyrån Numera i Karleby för bokföringsändamål samt för utbetalning av en del stipendier.

9. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES-området

Inga inlämnade personuppgifter överlämnas utanför EU eller EES-området.

10. Principer för skydd av register

Alla styrelsemedlemmar samt medlemmarna i stiftelsens kulturutskott har tillgång till alla inkomna ansökningar samt ovannämnda excel-sammandrag för att kunna fatta beslut om utdelningen av stipendier eller understöd. Styrelsemedlemmarna samt medlemmarna i stiftelsens kulturutskott bör logga in med lösenord till ansökningsprogrammet för att kunna ta del av inlämnade uppgifter.

11. Rätt att begära ändring av inlämnade uppgifter

Alla som ansökt om stipendier eller understöd har rätt att begära att felaktiga personuppgifter ändras. Begäran om en sådan förändring skall göras per e-post till peter.finell@centria.fi